Oryantasyon neden aynı soruları tekrar tekrar getirir?
İlk haftada yeni gelen kişi birçok farklı sisteme erişmek, birkaç formu doldurmak ve ekibin çalışma biçimini öğrenmek zorundadır. Bilgi çoğunlukla kişilerin kafasında, eski e-postalarda ve dağınık klasörlerde kalır. Sonuç, aynı sorunun her yeni gelende yeniden sorulmasıdır.
Bir onboarding sürecinin işlemesi için iki şey gerekir: yapılacakların listesi (onboarding kontrol listesi) ve her maddenin nasıl yapılacağını gösteren kısa rehberler. Liste neyi yapacağını, rehber nasıl yapacağını söyler.
Yeni çalışan için hangi rehberler hazırlanmalı?
| Alan | Rehber örnekleri | Tipik sahip |
|---|---|---|
| Hesap ve erişim | Kurumsal e-posta ilk giriş, iki adımlı doğrulama kurulumu, VPN bağlantısı | BT |
| İK işlemleri | İzin talebi oluşturma, bordro ve özlük belgelerine erişim, harcama formu | İK |
| Ekip araçları | Proje yönetim aracında görev açma, ortak sürücü düzeni, toplantı odası rezervasyonu | Ekip lideri |
| Rol işleri | CRM’de müşteri kaydı açma, destek talebini kapatma, raporu dışa aktarma | Rol sahibi |
| Uyum | Güvenlik farkındalığı eğitimine giriş, kişisel veri politikasını onaylama | Uyum / BT |
Her rehber tek bir işi anlatsın. “Her şey tek belgede” yaklaşımı yeni gelene zarar verir: ihtiyaç duyduğu adımı bulamaz. Küçük rehberleri bir kontrol listesinin maddelerine bağla.
Oryantasyon rehber seti nasıl kurulur?
- Son üç işe girişi geriye doğru incele. Yeni gelen hangi soruları sordu, nerede takıldı, kimden yardım istedi? Bu liste ilk rehber adaylarını verir.
- İlk gün, ilk hafta, ilk ay olarak grupla. İlk gün yalnızca erişim ve temel araçlar olsun; rol işleri ilk haftaya kalsın.
- Her rehberi o işi yapan kişiyle kaydet. İK izin talebini, BT hesap açmayı, ekip lideri görev açmayı kaydetsin; biri hepsini kendi tahminiyle yazarsa hatalı olur.
- Test hesabı kullan. Yeni gelenin göreceği ekranlarda gerçek çalışan verisi görünmesin; ekranlarda kalan bilgileri kaydı bitirince gizle.
- Kontrol listesine bağla. Listedeki her maddenin yanına ilgili rehberin bağlantısını koy.
- İlk yeni gelenle dene ve geri bildirim iste. Takıldığı her yer rehberde eksik bir bilgidir.
- Sahip ve gözden geçirme tarihi ata. Araçlar değiştikçe rehber eskir; kimin güncelleyeceğini baştan belirle (bkz. güncel tutma rehberi).
Oryantasyon dokümantasyonunda sık yapılan hatalar nelerdir?
- Hepsini ilk güne yığmak. Yeni gelen ilk gün aşırı bilgi alır, çoğunu hatırlamaz. Rol işleri sonraya kalsın.
- Yalnızca “kim kimdir” sunumu. Organizasyon şeması gereklidir ama sistemlere erişimi öğretmez.
- Bilgiyi tek kişiye bağlamak. Rehberi yalnızca bir kişi biliyorsa o kişi izindeyken oryantasyon durur.
- Güncellemeyi unutmak. Eski bir ekran görüntüsü yeni gelenin ilk gün güvenini sarsar.
- Herkese açık bağlantıya hassas içerik koymak. Dahili ekranları paylaşırken bağlantıyı yalnızca çalışma alanı üyeleriyle sınırla.
Rehberler ilk hafta boyunca nasıl sunulmalı?
Bağlantıları bir e-postaya tek seferde yığmak yerine, kontrol listesinde ilgili günün altında ver. Çalışan o gün ihtiyaç duyduğunu görür, gerisi sonraya kalır.
| Zaman | Ne verilir | Neden |
|---|---|---|
| İşe başlamadan önce | Hoş geldin e-postası, ilk gün planı, ilk giriş rehberinin bağlantısı | Çalışan ilk gün neyle karşılaşacağını bilir |
| İlk gün | Yalnızca erişim rehberleri: e-posta, VPN, iki adımlı doğrulama | Aşırı bilgi yüklenmeden çalışır hâle gelir |
| İlk hafta | Ekip araçları ve rolün ilk iki üç görevi | Görevleri bağımsız yapmaya başlar |
| İlk ay | Rolün düzenli işleri, nadir yapılan süreçler | Seyrek gereken bilgi, gerektiği gün gelir |
Izly ile oryantasyon rehberleri nasıl hazırlanır?
Oryantasyon rehberlerinin çoğu web arayüzünde yapılan işlerdir: bir portala giriş, bir formu doldurma, bir ayarı açma. Bu işleri Izly ile bir kez kaydedersin.
- Chrome eklentisini başlat, işi her zamanki gibi yap. Her tıklama bir adım ve işaretli bir ekran görüntüsü olur.
- Editörde metni düzelt, adımları sırala, ipucu ve uyarı blokları ekle (örneğin “İlk girişte parolanı değiştirmen istenecek”).
- Görünen çalışan verisini elle sansürle. Sansür pikseli kalıcı olarak değiştirir.
- Rehberi yalnızca çalışma alanı üyeleriyle paylaş ya da yeni gelene bağlantı gönder. İstediğinde bağlantıyı iptal edersin.
- Rehberleri kontrol listesine bağlantı olarak ekle; yeni gelenlerin hepsi aynı güncel rehberi açar.
Rehberi izleyenler için koltuk gerekmez: koltuk yalnızca kaydı yapan kişiler içindir. Izly Chrome’da, tarayıcıda yapılan işleri kaydeder; masaüstü programlarını kaydedemez. Fiyatlar ve ücretsiz başlangıç.
Sık sorulan sorular
Onboarding için kaç rehber gerekir?
Sabit bir sayı yok. Son üç işe girişte en çok soru sorulan işlerden başla; genellikle hesap ve erişim, İK işlemleri ve rolün ilk iki üç görevi yeterli bir başlangıçtır. Rehber sayısını ihtiyaç belirlesin.
Rehberleri yeni gelenle mi, ekiple mi hazırlamalı?
İşi yapan kişiyle kaydet, yeni gelenle test et. Yeni gelenin takıldığı yerler belgedeki eksikleri gösterir; ama işi ilk kez yapan biri doğru kaydı üretemez.
Uzaktan çalışan ekipler için işe yarar mı?
Evet; yeni gelen yanında oturan biri olmadığı için yazılı, görselli rehbere daha çok ihtiyaç duyar. Bağlantı gönderip kontrol listesinde ilerlemesini istemek yeterlidir.
Onboarding kontrol listesi ile rehber aynı şey mi?
Hayır. Kontrol listesi neyin yapılacağını sıralar ve tamamlandığını işaretler; rehber, listedeki bir maddenin nasıl yapılacağını adım adım gösterir. İkisi birlikte çalışır.
İlgili sayfalar
Bir kez kaydet, rehber kendiliğinden oluşsun
Izly ile işi tarayıcıda bir kez yaparsın. Tıklamalar ve ekran görüntüleri adım adım rehbere dönüşür; sen düzeltir, bağlantıyla paylaşırsın.