Sözlük

Terimlerin tek paragraflık tanımları ve ilgili rehberlere bağlantılar.

Bilgi tabanı: Bilgi tabanı, bir kuruluşun ya da ürünün sık sorulan sorularının cevaplarını, çözüm adımlarını ve süreç rehberlerini aranabilir biçimde topladığı merkezi koleksiyondur. İç kullanım için (çalışanlar) ya da dış kullanım için (müşteriler) kurulabilir.
Doküman kontrolü: Doküman kontrolü, belgelerin kullanılmadan önce onaylanmasını, sürümlerinin tanımlanmasını, ihtiyaç duyulan yerde erişilebilir olmasını ve geçersiz sürümlerin yanlışlıkla kullanılmasının önlenmesini sağlayan düzendir. Kalite yönetim sistemlerinin temel gereklerinden biridir.
Dokümante edilmiş bilgi: Dokümante edilmiş bilgi, ISO 9001:2015’in belge ve kayıt yerine kullandığı terimdir; bir kuruluşun kalite yönetim sistemi için kontrol etmesi ve sürdürmesi gereken bilgiyi ve bunu taşıyan ortamı ifade eder. Kapsamı kuruluşun büyüklüğüne ve süreçlerine göre değişir.
İş talimatı: İş talimatı, bir işin tek bir adımını ya da kısa bir görevini, işi yapan kişinin yanında açık tutabileceği kadar ayrıntılı anlatan kısa belgedir. SOP süreci, iş talimatı o sürecin içindeki bir adımın nasıl yapılacağını gösterir.
Kilit kişi bağımlılığı: Kilit kişi bağımlılığı, bir işin nasıl yapılacağı bilgisinin yalnızca bir ya da birkaç kişide bulunması ve bu kişiler yokken işin durma riskidir. Yazılı süreç belgeleri ve rehberler bu riski azaltır.
Kişisel veri: Kişisel veri, kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgidir. Ad, e-posta, telefon, kimlik numarası, IBAN ve IP adresi gibi tek başına ya da birleştirildiğinde bir kişiyi belirlemeye yarayan bilgiler bu kapsamdadır.
Kontrol listesi: Kontrol listesi, bir işte hiçbir adımın atlanmadığını doğrulamak için kullanılan, maddeleri tek tek işaretlenebilen kısa listedir. Prosedürden farkı, işi öğretmemesi, yalnızca tamamlandığını denetlemesidir.
Kullanım kılavuzu: Kullanım kılavuzu, bir ürünün ya da sistemin nasıl kullanılacağını kullanıcıya adım adım anlatan belgedir. Yazılım ürünlerinde genellikle ekran görüntüleri ve numaralı adımlarla hazırlanır.
KVKK: KVKK, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun kısaltmasıdır. Kanun, kişisel verilerin işlenmesinde uyulacak ilkeleri, ilgili kişinin haklarını ve veri sorumlusunun yükümlülüklerini düzenler; kısaltma çoğu zaman Kişisel Verileri Koruma Kurumu için de kullanılır.
Maskeleme (redaction): Maskeleme (redaction), bir görüntü ya da belgedeki hassas bilginin geri getirilemeyecek biçimde kapatılmasıdır. Güvenli maskeleme, ilgili piksellerin düz renk ya da yeterince iri mozaikle kalıcı olarak değiştirilmesidir; üstüne çizilen katman maskeleme sayılmaz.
Onboarding (oryantasyon): Onboarding, yeni bir çalışanın işe başlamadan önce ve ilk aylarında kuruluşa, ekibine, araçlarına ve rolüne alıştırıldığı süreçtir. Hesap ve erişim kurulumu, İK işlemleri, rol eğitimi ve geri bildirim görüşmelerinden oluşur.
RACI matrisi: RACI matrisi, bir sürecin her görevi için kimin sorumlu olduğunu (Responsible), kimin hesap verdiğini (Accountable), kime danışıldığını (Consulted) ve kimin bilgilendirildiğini (Informed) gösteren tablodur.
SOP (standart operasyon prosedürü): SOP (standart operasyon prosedürü), sık tekrarlanan bir işin her seferinde aynı şekilde yapılması için yazılan numaralı, adım adım belgedir. Amacı, işin kişiye bağlı olmadan tutarlı sonuç vermesini sağlamaktır.
Süreç dokümantasyonu: Süreç dokümantasyonu, bir işin kim tarafından, hangi sırayla, hangi araçlarla ve hangi sonuçla yürütüldüğünün yazılı kaydıdır. Süreç haritası, sorumluluk tablosu, prosedür, iş talimatı ve kontrol listesi gibi belgeleri birlikte kapsar.
Süreç haritası: Süreç haritası, bir sürecin adımlarını, karar noktalarını ve kimin ne zaman devraldığını gösteren görsel akış şemasıdır. Birden fazla kişi ya da ekip devreye girdiğinde sorumlulukları görünür kılar.
Teslim dokümanı: Teslim dokümanı, bir proje ya da işin sonunda sistemin kullanımı ve yönetimi için müşteriye ya da devralan ekibe bırakılan yazılı pakettir. Kapsamı, rolleri, günlük ve yönetici işlerini, bilinen sınırları, destek yolunu ve kabul kaydını içerir.
Veri minimizasyonu: Veri minimizasyonu, kişisel verinin işleme amacı için yeterli, ilgili ve gerekli olanla sınırlı tutulması ilkesidir. GDPR bunu madde 5/1/c’de sayar; KVKK’da buna karşılık gelen ilke, verinin işlendiği amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmasıdır.
Yardım masası: Yardım masası, kullanıcıların teknik sorunlarını ve taleplerini ilettiği, taleplerin kaydedilip çözüldüğü tek başvuru noktasıdır. BT yardım masaları parola sıfırlama, erişim, cihaz ve yazılım taleplerini yönetir.

Kaynaklar