İK’ya en çok hangi sorular gelir?
İK ekibine gelen sorular çoğunlukla bilgi değil işlemdir: “İzin talebini nereden oluştururum”, “Bordromu nasıl görürüm”, “Harcama formuna ne eklemeliyim”. Cevap bir ayar ya da bir form olduğunda, yazılı bir adım listesi görselle birlikte en hızlı çözümdür.
Hangi İK süreçleri için rehber hazırlanmalı?
| Süreç | Rehber örnekleri | Kime yönelik |
|---|---|---|
| İşe giriş | Özlük belgelerini yükleme, kimlik ve banka bilgisi formu, sistem hesaplarının aktivasyonu | Yeni çalışan |
| Günlük çalışma | İzin talebi, fazla mesai bildirimi, uzaktan çalışma talebi | Tüm çalışanlar |
| Ücret ve yan haklar | Bordroya erişim, harcama formu, yan hak seçimi | Tüm çalışanlar |
| Yöneticiler | İzin onaylama, performans formu doldurma, açık pozisyon talebi | Yöneticiler |
| İK ekibi | Yeni çalışan kaydı, izin bakiyesi düzeltme, işten ayrılış süreci | İK |
İK rehberleri nasıl kurulur?
- Çalışan sorularını say. Son birkaç ayda İK’ya en çok gelen beş soruyu belirle.
- Her biri için rehberi kaydet. İşi her gün yapan İK uzmanı kaydetsin; yönetici tahminle yazarsa adımlar hatalı olur.
- Ekran görüntülerinde çalışan verisini kapat. İK yazılımlarında ad, maaş, kimlik numarası ve banka bilgisi gibi alanlar çok yaygındır.
- Rehberleri ihtiyaca göre grupla. Çalışan, yönetici ve İK ekibi için ayrı listeler yap.
- Rehberi tek yerden yayınla. İntranet sayfasında, onboarding listesinde ve yanıt şablonlarında aynı bağlantıyı kullan.
- Mevzuat ve politika değişiklikleri için tarih koy. İzin ve yan hak kuralları değiştiğinde rehberi güncelle.
İK rehberlerinde kişisel veri nasıl yönetilir?
İK sistemleri yoğun biçimde kişisel veri içerir: ad, T.C. kimlik numarası, maaş, banka hesabı, sağlık ya da izin bilgisi. Bu bilgiler rehberlerin ekran görüntülerinde yer alabilir. KVKK, kişisel verilerin amaçla sınırlı ve ölçülü işlenmesini ve uygun güvenlik tedbirlerini ister; ayrıntı için KVKK ve hassas veriyi gizleme sayfalarına bak.
- Mümkünse test çalışan kaydı ve örnek veri kullan.
- Kalan kişisel veriyi paylaşmadan önce kalıcı olarak gizle.
- İK rehberlerini herkese açık bağlantı yerine yalnızca şirket çalışma alanıyla paylaş.
- Özgün (ham) ekran görüntülerinin ne kadar saklandığını bil ve gerekmedikçe kısa tut.
İzin talebi rehberi nasıl görünür?
Aşağıdaki örnek, genel bir İK portalında izin talebi oluşturmayı gösterir. Kendi sistemindeki ekran adlarını kullan; her adımın yanında bir ekran görüntüsü olur.
- İK portalına giriş yap.
- İzinlerim sayfasını aç.
- Yeni talep düğmesine tıkla.
- İzin türü listesinden izin türünü seç.
- Başlangıç ve bitiş tarihlerini gir.
- Vekil alanından vekil çalışanı seç. Vekil zorunlu değilse alanı boş bırak.
- Gönder’e tıkla ve “Talep gönderildi” mesajını bekle.
Rehberin başına “Bu rehber yıllık izin içindir; rapor için ayrı rehbere bak” gibi bir kapsam notu, 6. adıma ise bir ipucu bloğu koyabilirsin.
Izly ile İK rehberleri nasıl hazırlanır?
İK süreçlerinin çoğu bir İK yazılımının ya da portalın web arayüzünde geçer. Izly ile bu adımları bir kez kaydedersin.
- Chrome eklentisini başlat, işlemi test kaydı üzerinde yap. Her tıklama bir adım ve ekran görüntüsü olur.
- Çalışan adı, kimlik numarası, maaş gibi alanları elle sansürle; sansür pikseli kalıcı olarak değiştirir.
- Çalışma alanı yöneticisi, ayarlardan herkese açık bağlantıları kapatabilir ve ham görüntü saklama süresini 0 ile 30 gün arasında belirleyebilir (Ücretsiz planda 0 ile 7).
- Yönetici ayrıca klavye kaydını engelleyebilir ve belirli alan adlarında kaydı yasaklayabilir.
- Rehberi yalnızca çalışma alanı üyeleriyle paylaş; yöneticiler için ayrı, çalışanlar için ayrı rehber listesi tut.
Izly bir İK yazılımı değildir; ancak rehberlerdeki ekran görüntüleri çalışan verisi içerebilir, bu yüzden yukarıdaki gizleme ve paylaşım ayarlarını kullan. Kayıt Chrome ile ve tarayıcıda yapılan işlerle sınırlıdır. Fiyatlar.
Sık sorulan sorular
İK rehberleri herkese açık bağlantıyla paylaşılabilir mi?
Genelde önermeyiz. Çalışan verisi içeren ya da şirket içi süreçleri gösteren rehberleri yalnızca çalışma alanı üyeleriyle paylaş. Gerekirse yönetici herkese açık bağlantıları ayarlardan kapatabilir.
Bordro ekranını rehbere koymak sorun olur mu?
Gerçek bordro verisiyle olmaz. Test kayıtlı bir hesapla kaydet ya da görünen her değeri kalıcı olarak gizle.
İK rehberleri yeni çalışan oryantasyonuyla nasıl ilişkilidir?
Oryantasyon listesinin İK maddeleri (özlük belgeleri, izin sistemi, bordro erişimi) birer rehbere bağlanır. Yeni gelen listedeki maddeye tıklayıp ilgili rehberi açar.
Mevzuat değişikliklerinde ne yapmalıyım?
Etkilenen rehberleri belirle, adımları ve metinleri güncelle, değişiklik tarihini yaz. Hukuki içerik için İK hukuku sorumlusundan görüş al.
İlgili sayfalar
Kaynaklar
Genel bilgidir, hukuki danışmanlık değildir.
Bir kez kaydet, rehber kendiliğinden oluşsun
Izly ile işi tarayıcıda bir kez yaparsın. Tıklamalar ve ekran görüntüleri adım adım rehbere dönüşür; sen düzeltir, bağlantıyla paylaşırsın.