Şablon metni
# [SOP başlığı: işin adı]
| Alan | Değer |
|---|---|
| SOP no | [SOP-001] |
| Sürüm | [1.0] |
| Tarih | [GG.AA.YYYY] |
| Sahip | [ad, rol] |
| Onaylayan | [ad, rol] |
| Sonraki gözden geçirme | [GG.AA.YYYY] |
## 1. Amaç
[Bu prosedür neden var? Hangi sonucu ya da riski korur? Bir veya iki cümle.]
## 2. Kapsam
- Geçerli olduğu durumlar: [örnek: web sitesinden gelen bireysel iade talepleri]
- Geçerli olmadığı durumlar: [örnek: toplu iadeler, SOP-002'ye göre yürür]
## 3. Sorumluluklar
| Rol | Sorumluluk |
|---|---|
| [Uygulayan] | [İşi bu prosedüre göre yapar] |
| [Onaylayan] | [Sonucu kontrol eder ve onaylar] |
| [Sahip] | [Prosedürü güncel tutar] |
## 4. Başlamadan önce
- [Gerekli erişim ya da yetki]
- [Gerekli belge ya da bilgi]
- [Test verisi mi, gerçek veri mi kullanılacak]
## 5. Prosedür (her adımda bir görsel)
1. [Eylemle başlayan cümle. Örnek: **Faturalar** menüsüne tıkla.]
Görsel 1: [ekran görüntüsü, hedef düğme ya da alan halkayla işaretli]
2. [Bir adımda tek eylem.]
Görsel 2: [ekran görüntüsü]
3. [Eylem ve girilecek değer. Örnek: **Vergi numarası** alanına 10 haneli numarayı yaz.]
Görsel 3: [ekran görüntüsü]
Uyarı: [bu adımdaki bilinen hata ya da geri dönüşü olmayan sonuç]
4. [Son adım. Örnek: **Kaydet**'e tıkla ve onay mesajını bekle.]
Görsel 4: [onay mesajının görüldüğü ekran görüntüsü]
Ayrıntılı bir adım gerekiyorsa: [iş talimatının bağlantısı]
## 6. Kontrol noktaları
- [ ] [Hatanın en sık çıktığı yer. Örnek: tutar doğru mu?]
- [ ] [Kayıt kaydedildi, onay mesajı görüldü mü?]
## 7. Hata durumları
| Durum | Ne yapılır | Kime bildirilir |
|---|---|---|
| [Hata mesajı ya da durum] | [Çözüm adımı] | [Kişi ya da kanal] |
## 8. İlgili belgeler
- [İş talimatı, form ya da başka prosedür]
## 9. Revizyon geçmişi
| Sürüm | Tarih | Değiştiren | Değişiklik |
|---|---|---|---|
| [1.0] | [GG.AA.YYYY] | [ad] | [İlk yayın] |
sop-ornegi-ekran-goruntulu.md · Düz metin Markdown dosyası, her editörde açılır.Ekran görüntülü SOP örneği nasıl doldurulur?
- Başlığa tek bir iş yaz. “İade faturası oluşturma” iyi bir başlıktır, “muhasebe işlemleri” değil.
- Amaç ve kapsamı kısa tut. Her biri bir iki cümle; kapsamın dışında kalanı da söyle.
- Sorumlulukları rol olarak yaz. Kişi adı değişir, rol kalır.
- Prosedürü işi yaparak çıkar. Adımları aklından yazma; işi bir kez gerçek ekranda yap ve gördüğün sırayı yaz.
- Her adıma bir görsel koy. Hedef düğmeyi halkayla ya da okla işaretle, görseli ilgili alana kırp.
- Uyarıyı adımın yanına yaz. Geri dönüşü olmayan adımlar ve sık yapılan hatalar sayfa sonunda kalmasın.
- İşi bilmeyen biriyle dene. Takıldığı yeri düzelt, sonra sahibini ve gözden geçirme tarihini yazıp yayınla.
Yazma yönteminin tamamı için SOP nedir ve nasıl yazılır rehberine, SOP ile iş talimatı arasındaki farkı görmek için SOP ve iş talimatı farkı yazısına bak. Yalnızca boş iskelet istiyorsan sade SOP şablonu da var.
Doldurulmuş SOP örneği: iade faturası oluşturma
Şablonun “Prosedür” bölümü, dolu hâliyle şöyle görünür. Alanlar örnek amaçlıdır; kendi iş akışına göre değiştir.
| Bölüm | Örnek doldurma |
|---|---|
| Amaç | İade talebi onaylanan siparişlerde iki iş günü içinde doğru iade faturası kesmek. |
| Kapsam | Web sitesinden gelen bireysel iadeler. Toplu iadeler bu SOP’nin dışındadır. |
| Sorumlular | Muhasebe uzmanı uygular, muhasebe müdürü onaylar, süreç sahibi güncel tutar. |
| Ön koşul | Depo onayı alınmış olmalı; muhasebe uygulamasında fatura yetkisi olmalı. |
- Faturalar menüsüne tıkla. Görsel 1: menü çubuğu, Faturalar işaretli.
- Listede orijinal faturayı bul ve satırına tıkla. Görsel 2: satır işaretli.
- İade faturası oluştur düğmesine tıkla. Görsel 3: düğme işaretli. Uyarı: Fatura onaylanmamışsa düğme görünmez.
- İade nedeni listesinden müşterinin belirttiği nedeni seç ve Kaydet’e tıkla. Görsel 4: onay mesajı görünür.
Kontrol noktası olarak “İade tutarı orijinal tutarı aşmıyor mu?” sorusunu ekle; en sık hata genelde burada çıkar. Adım ayrıntısı gerekiyorsa bu adımı ayrı bir iş talimatı olarak yaz ve SOP’den bağlantı ver.
Hangi bölümleri kısaltabilirim?
Kısa ve düşük riskli işlerde “Sorumluluklar”, “Hata durumları” ve “İlgili belgeler” bölümlerini birer satıra indirebilirsin. Sık hata yapılan ya da denetlenen işlerde bölümlerin hepsini doldur. “Sahip” ve “Revizyon geçmişi” alanlarını hiç atlama: belgenin güncel kalması bunlara bağlı.
Şablondaki görsel yerleri, kılavuzdaki gibi ekran görüntüsü ya da fotoğraf içindir. Görsel olmayan bir adım varsa o satırı sil; boş görsel yeri bırakma.
Izly ile prosedürdeki görselleri nasıl hazırlarsın?
İş bir web uygulamasında yapılıyorsa 5. bölümü elle yazıp görselleri tek tek yapıştırma. Chrome eklentisini başlat, işi bir kez yap; her tıklama bir adım ve ekran görüntüsü olur. Editörde metni düzeltir, uyarı ve ipucu blokları ekler, görseli kırpar ve kişisel bilgileri kapatırsın.
Rehberin bağlantısını şablondaki ilgili satıra koy ya da PDF’ini ekle. Word istersen Pro ve Studio planlarında Word olarak da indirebilirsin. Masaüstü programlarının ekranlarını Izly kaydetmez. Fiyatlar.
Sık sorulan sorular
SOP örneğinde ekran görüntüsü şart mı?
Zorunlu değil, ama yazılım adımlarında çok işe yarar. Düğmenin yerini tarif etmek, onu işaretlenmiş bir görselle göstermekten uzundur. Fiziksel işlerde fotoğraf aynı görevi görür.
SOP ile iş talimatı aynı belge mi?
Hayır. SOP süreci baştan sona anlatır; iş talimatı tek bir görevin adımlarını ayrıntılı gösterir. Küçük işlerde ikisi tek belgede olabilir; belge uzuyorsa iş talimatını ayır ve SOP’den bağlantı ver.
Bu şablonu kendi kuruluşumda kullanabilir miyim?
Evet, kopyalayıp serbestçe değiştirebilirsin. Kalite sistemi ya da sertifikasyon gereksinimlerin varsa belge numaralandırma ve onay kurallarını o sistemin kurallarıyla birlikte doğrula.
İlgili sayfalar
Bir kez kaydet, rehber kendiliğinden oluşsun
Izly ile işi tarayıcıda bir kez yaparsın. Tıklamalar ve ekran görüntüleri adım adım rehbere dönüşür; sen düzeltir, paylaşır, sesli videoya çevirir ya da bir tablonun her satırı için yeniden çalıştırırsın.