Kılavuz hazırlama programı ne işe yarar?
Kılavuz hazırlama programı, bir işin nasıl yapıldığını başkasının izleyebileceği bir belgeye çevirir. Belge, her adım için bir ekran görüntüsü ve “Kaydet düğmesine tıkla” gibi kısa bir cümle içerir. Okuyan kişi senin yerine kimseye sormadan işi yapabilir.
Kullanım kılavuzu, görsel kılavuz, ekran görüntülü anlatım ve eğitim dokümanı aslında aynı şeye verilen farklı adlardır: bir işi göstererek öğretmek. Fark, belgenin nasıl üretildiğindedir. Elle üretirsen her adımda ekran görüntüsü alır, kırpar ve yapıştırırsın. Kayıt yapan bir programla ise sen yalnızca işi yaparsın, belge kendiliğinden oluşur.
Word’de ekran görüntüsü yapıştırarak kılavuz hazırlamak neden yorucu?
Çünkü aynı üç küçük işi her adımda tekrar edersin: ekran görüntüsü almak, kırpıp belgeye yapıştırmak, altına açıklama yazmak. On adımlık bir işte bunu on kez yaparsın. Arayüz değişirse görsellerin hepsi eskir ve işi baştan yaparsın.
- Görsel ile metin birbirinden kopar. Bir adımı silince ya da eklenince numaralar ve görseller kayar, elle düzeltirsin.
- Önemli yeri göstermek zordur. Düğmenin etrafına kırmızı kutu çizmek her görsel için ayrı bir iştir.
- Güncellemek baştan yazmak gibidir. Tek bir ekran değiştiğinde hangi görselin eskidiğini bulman gerekir.
- Paylaşım dosya taşımaya döner. Word dosyası e-postayla gider, herkesin elinde farklı bir sürüm kalır.
Kılavuz hazırlamanın hangi yolları var?
Üç yaygın yol vardır: elle ekran görüntüsü ve Word, ekran videosu ve adımları kendiliğinden çıkaran kayıt araçları. Hangisinin uygun olduğu, belgenin kaç kez güncelleneceğine ve kimin okuyacağına bağlıdır.
| Yöntem | Nasıl hazırlanır | İyi olduğu yer | Zorlandığı yer |
|---|---|---|---|
| Elle ekran görüntüsü + Word | Her adımda görüntü alır, kırpar, yapıştırır ve metni yazarsın | Tek seferlik, kısa ve nadiren değişen işler | Uzun işlerde zaman alır, güncellemesi zordur |
| Ekran videosu | İşi yaparken ekranı kaydedersin | Hareketli bir akışı göstermek | Belirli adımı bulmak ve videoyu güncellemek zordur, metin olarak taranamaz |
| Adımları kendiliğinden çıkaran kayıt aracı | İşi yaparsın, her tıklama adım ve görsel olur, sen metni düzeltirsin | Sık tekrarlanan ve zamanla değişen işler | Yalnızca aracın desteklediği ortamda çalışır |
İyi bir kullanım kılavuzu nasıl olmalı?
İyi bir kılavuz tek bir işi anlatır, her adımda tek bir eylem söyler ve okuyanın ekranda neye bakacağını gösterir. Ayrıntılı kurallar için ekran görüntülü kılavuz nasıl yapılır rehberine bak.
- Bir kılavuz, bir iş. “Fatura kesme” ile “fatura iptali” ayrı kılavuz olsun.
- Adımı fiille başlat. “Gönder düğmesine tıkla” gibi, tek eylem tek cümle.
- Görselde yeri işaretle. Okuyan hangi düğmeye bakacağını aramak zorunda kalmasın.
- Kişisel bilgileri gizle. Ekranda müşteri adı, kart numarası ya da e-posta kalıyorsa paylaşmadan önce kapat.
- Güncelleme sorumlusunu belirle. Arayüz değiştiğinde kılavuzu kimin yenileyeceği belli olsun.
Eğitim dokümanı hazırlarken kılavuzdan farklı ne yapılır?
Eğitim dokümanı, tek bir işin adımlarını değil, bir rolün işlerini sıraya koyar. Pratikte küçük kılavuzlardan oluşan bir set hazırlarsın ve bunları bir kontrol listesi ya da içindekiler sayfasıyla bağlarsın. Her iş ayrı bir kılavuz olduğu için biri değiştiğinde yalnızca onu güncellersin.
Örnek bir set için yeni çalışan oryantasyonu sayfasına, terimin tanımı için kullanım kılavuzu sözlük maddesine bakabilirsin.
Izly ile kılavuz nasıl hazırlanır?
Izly, Chrome eklentisi (Chrome 120 ve üzeri) ve izly.io üzerindeki bir web uygulamasından oluşur. Eklentiyi Chrome Web Store’dan ücretsiz kurarsın; kayıt için bir hesap gerekir. İşi kaydedersin, kılavuz hazır olur.
- Eklentiyi kur ve giriş yap. Hesabını izly.io üzerinden açarsın.
- Başlat’a bas ve işi her zamanki gibi yap. Her tıklama numaralı bir adım ve kendi ekran görüntüsü olur; açıklama cümlesi kendiliğinden yazılır.
- Bitir’e bas. Kılavuz web uygulamasında açılır.
- Düzenle. Cümleleri düzelt, adımların sırasını değiştir, gereksiz adımı sil. Ekranda kalan kişisel bilgileri elle kapat; kapatma kalıcıdır.
- Paylaş. Salt okunur bir bağlantı gönder ya da çalışma alanında paylaş.
- İndir. PDF her planda vardır (Ücretsiz planda küçük bir alt bilgiyle); Word, HTML ve Markdown Pro ve Studio planlarındadır.
- İstersen sesli video yap. “Video oluştur”a bas, dili seç; MP4 dosyasını “Videolarım” sayfasında bulursun. Ses sentetiktir, çeviri otomatiktir; yayınlamadan önce o dili bilen biri izlesin.
Yazdığın metin kayda girebilir; istersen uzunluğunu sınırlayabilir ya da kapatabilirsin. Parola, tek kullanımlık kod ve kart alanları hiçbir zaman okunmaz. Ayrıntı için güvenlik sayfasına bak.
Izly (izly.io), tarayıcıda bir kez yaptığın işi adım adım kılavuza, sesli videoya ve aynı işi tekrar yapan kodsuz bir otomasyona çeviren bir Chrome eklentisidir. Sınırı da bil: yalnızca Chrome’daki web sayfalarında yapılan işleri kaydeder, masaüstü programlarını kaydetmez. Ücretsiz planda 10 aktif kılavuz, paylaşım bağlantıları, PDF ve 3 kılavuzluk video denemesi vardır. Pro, kaydı yapan kişi başına ayda 10 USD (yıllık 100 USD) olup sınırsız kılavuz, Word, HTML, Markdown ve ayda 15 kılavuzun videosunu içerir; 14 günlük Pro denemesi için kart gerekmez. Fiyatlar ve ücretsiz başlangıç.
Sık sorulan sorular
Kullanım kılavuzu hazırlama programı ücretsiz mi?
Izly ile ücretsiz başlayabilirsin. Ücretsiz planda 10 aktif kılavuz, paylaşım bağlantıları ve PDF dışa aktarma vardır. Daha fazla kılavuz ile Word, HTML ve Markdown dışa aktarma için Pro plan gerekir; 14 günlük deneme için kart istenmez.
Kılavuzu hazırlamak için ekran görüntüsünü ben mi alacağım?
Hayır. Kayıt sırasında her tıklama için ekran görüntüsünü Izly alır ve ilgili adıma ekler. Sen yalnızca işi yaparsın, sonra metni düzeltir ve gerekiyorsa kişisel bilgileri kapatırsın. Adımların sırasını değiştirmek ya da silmek de editörde birkaç tıklamadır.
Masaüstü programlarının kılavuzunu da hazırlayabilir miyim?
Hayır. Izly şimdilik yalnızca Chrome’da, web sayfalarında yapılan işleri kaydeder. Masaüstü programı için ayrı bir araç kullanman gerekir. Web tabanlı muhasebe, CRM, e-ticaret paneli gibi işler için uygundur. Masaüstü programı için ekran görüntülerini başka bir yolla almalısın.
Kılavuzu Word olarak alabilir miyim?
Evet, Word dışa aktarma Pro ve Studio planlarındadır; dosyada gerçek başlık stilleri ve adımlar için tek bir numaralı liste bulunur. Her planda PDF alırsın. HTML ve Markdown da Pro planda bulunur. Dosya göndermek yerine salt okunur bağlantı paylaşırsan kılavuz güncellendiğinde herkes son hâlini görür.
Kılavuz sesli videoya dönüşebilir mi?
Evet. “Video oluştur”a basar, Türkçe ya da İngilizce dili seçersin; birkaç dakikada “Videolarım” sayfasında hazır olur ve MP4 olarak indirirsin. Ücretsiz planda 3 kılavuzluk deneme, Pro planda ayda 15 kılavuz, Studio planında sınırsız video vardır.
Şifreler ve kart bilgileri kılavuza girer mi?
Hayır. Parola, tek kullanımlık kod ve kart alanları okunmaz. Yazdığın diğer metinlerin kaydedilmesini sınırlayabilir ya da kapatabilirsin. Ekranda görünen kişisel bilgileri editörde kalıcı olarak kapatabilirsin; kapatma pikseli değiştirir, üstüne konan bir katman değildir.
İlgili sayfalar
Bir kez kaydet, rehber kendiliğinden oluşsun
Izly ile işi tarayıcıda bir kez yaparsın. Tıklamalar ve ekran görüntüleri adım adım rehbere dönüşür; sen düzeltir, paylaşır, sesli videoya çevirir ya da bir tablonun her satırı için yeniden çalıştırırsın.