ISO 9001 prosedür ve iş talimatı ister mi?
ISO 9001:2015, kalite yönetim sistemi için “dokümante edilmiş bilgi” gerektiğini söyler ve neyin gerektiğini kuruluşun durumuna bırakır: boyut, faaliyet türü, süreçlerin karmaşıklığı ve çalışanların yetkinliği. Standart her süreç için “SOP” adını taşıyan bir belge şart koşmaz. Prosedür ve iş talimatları ise bu gerekliliği karşılamak için yaygın kullanılan yöntemlerdir.
Doküman kontrolünde neler beklenir?
Standardın doküman kontrolüne ilişkin maddesi (7.5.3), dokümante edilmiş bilginin ihtiyaç duyulan yerde ve zamanda erişilebilir ve kullanıma uygun olmasını, yeterli biçimde korunmasını ve değişikliklerin kontrol edilmesini ister. Uygulamada denetçinin sorabileceği sorular şunlardır:
- Belge kullanılmadan önce onaylandı mı ve onaylayan kim?
- Hangi sürümün geçerli olduğu belli mi, eski sürümler yanlışlıkla kullanılabiliyor mu?
- Belge işin yapıldığı yerde erişilebilir mi?
- Değişiklikler kaydediliyor mu (ne zaman, kim, ne)?
- Belgeyi kullananlar son sürümden haberdar mı?
Ayrıntı için doküman kontrolü ve dokümante edilmiş bilgi sayfalarına bak.
Görselli prosedür ve iş talimatı neden işe yarar?
Yazılım arayüzünde yapılan işleri (kayıt girişi, onay, rapor çıkarma) metinle anlatmak hatalı yorumlara açıktır. Ekran görüntülü iş talimatı operatörün hangi düğmeye basacağını gösterir ve denetçiye işin nasıl yapıldığını gösterir. Hazır iskeletler için SOP şablonu ve iş talimatı şablonuna bak.
| Belge | Önerilen biçim | Neden |
|---|---|---|
| Prosedür (SOP) | Numaralı adımlar, gerektiğinde akış şeması | Sorumlulukları ve akışı gösterir |
| İş talimatı (arayüz) | Görselli adımlar | Hangi alana ne girileceği net olur |
| İş talimatı (fiziksel) | Fotoğraflı adımlar, güvenlik uyarıları | Saha ortamına uygun |
| Kontrol listesi | İşaretlenebilir liste | Devir ve kayıt için |
Kalite ekibi belge yaşam döngüsünü nasıl kurar?
- Belge türlerini ve numaralandırmayı tanımla. Prosedür, iş talimatı, form ve kayıt için ayrı numaralar.
- Sahip ve onaylayanı belirle. Yazan, gözden geçiren ve onaylayan farklı kişiler olabilir.
- Belgeyi gerçek işle sına. İşi bilmeyen biri belgeye bakarak yapabiliyor mu?
- Yayınla ve eski sürümü işaretle. Geçersiz sürümler “iptal” notuyla arşivlenir, kullanılan yerden kaldırılır.
- Değişiklik kaydı tut. Ne zaman, kim, neden değiştirdi.
- Gözden geçirme takvimi koy. Süreç, araç ya da mevzuat değişiklikleri bir gözden geçirme tetikler. Ayrıntı için güncel tutma rehberine bak.
Denetime hazırlanırken görselli belgeler nasıl sunulur?
- Her belgenin sürümü, tarihi, sahibi ve onaylayanı görünür olsun.
- Denetçiye rehberi bağlantının yanında kontrollü bir PDF kopyası olarak da ver; Sürümü ve tarihi PDF’in dosya adına kendin yaz.
- Belgede anlatılan işi canlı göstermeye hazır ol: denetçi işi canlı göstermeni isteyebilir.
- Eski sürümlerin arşivde ayrı durduğunu ve kullanımdan kaldırıldığını göster.
- Ekran görüntülerinde kişisel veri kalmadığını kontrol et.
Izly kalite prosedürlerinde nerede kullanılır?
Izly, kalite belgelerinin “web arayüzünde yapılan adımlar” kısmını üretir. Onay iş akışı ve sürüm geçmişi arayüzü şimdilik yoktur; onay ve revizyon kaydını kalite sisteminin kendi aracında tutmaya devam edersin.
- İşi eklentiyle bir kez yap, görselli iş talimatı oluşsun; metni kalite sisteminin diline göre düzenle.
- PDF olarak indirip kontrollü kopya olarak doküman yönetim klasörüne koy; PDF’in tarihi belgenin sürümünü belirler.
- Canlı kullanım için bağlantıyı paylaş; rehber düzenlendiğinde aynı bağlantı güncel hâli gösterir.
- Kütüphanede rehberleri son güncelleme tarihine göre sırala ve gözden geçirme listesine al.
- Yönetici herkese açık bağlantıları kapatabilir ve ham görüntü saklama süresini belirleyebilir.
Izly bir kalite yönetim sistemi değildir ve sertifikasyon sağlamaz. Yalnızca Chrome’da, tarayıcıda yapılan işleri kaydeder. Fiyatlar.
Sık sorulan sorular
ISO 9001 için iş talimatı zorunlu mu?
Standart iş talimatı adını taşıyan bir belge şart koşmaz; “dokümante edilmiş bilgi” gerektiğini ve kapsamın kuruluşa göre değiştiğini söyler. Çalışanların işi doğru yapabilmesi için gerekli olan her şey bu çerçevede değerlendirilir. Kendi durumun için sertifikasyon kuruluşuna danış.
Ekran görüntülü talimat denetimde kabul edilir mi?
Biçim konusunda tek bir kural yoktur; önemli olan belgenin onaylı, güncel, erişilebilir ve işi doğru anlatan bir belge olmasıdır. Denetçi işin belgedeki gibi yapılıp yapılmadığını kontrol edebilir.
Belge kontrolünü Izly yapabilir mi?
Hayır. Izly bir onay akışı ya da resmi sürüm kontrolü sunmaz. Belgeleri üretir, düzenler ve paylaşırsın; onay ve revizyon kaydını kalite sisteminde tutarsın.
Eski sürümlerin yanlışlıkla kullanılmasını nasıl önlerim?
Tek geçerli kaynak belirle, eski sürümü kullanılan yerden kaldır ve arşivle, belge üzerinde sürüm ve tarih göster. Canlı bir bağlantı kullanıyorsan bağlantı hep güncel hâli gösterir.
İlgili sayfalar
Kaynaklar
Genel bilgidir, hukuki danışmanlık değildir.
Bir kez kaydet, rehber kendiliğinden oluşsun
Izly ile işi tarayıcıda bir kez yaparsın. Tıklamalar ve ekran görüntüleri adım adım rehbere dönüşür; sen düzeltir, bağlantıyla paylaşırsın.