Eğitim dokümanı nasıl hazırlanır?
Eğitim dokümanı, bir işi başkasının öğrenebileceği biçimde yazıya dökmektir. Yazılım ve süreç eğitiminde en çok işe yarayan yöntem, işi gerçekten yaparken belgelemektir. Aşağıdaki yedi adım bunun yolunu verir.
- İşi seç. Eğitimin konusu “ERP”, “CRM” gibi koca bir program olmasın; “satış siparişi girme”, “müşteri kaydı açma” gibi tek bir iş olsun. Yeni gelenlerin en çok sorduğu üç işle başla.
- İşi bir kez kaydet. Önce kendi kafandan yazma; işi gerçek bir ekranda, test verisiyle yap ve kaydet. Aklına gelmeyen küçük adımlar kayıtta görünür.
- Adımları temizle. Gereksiz tıklamaları sil, yakın adımları birleştir, her cümleyi eylemle başlat. Bir adımda tek eylem olsun.
- İpucu ve uyarı ekle. “Bu alan zorunlu”, “Kaydet’ten sonra geri dönüş yok”. Uyarıyı ilgili adımın hemen yanına koy.
- Kişisel veriyi kapat. Müşteri adı, e-posta, telefon ve kimlik numarası belgede kalmasın. Test verisi kullandıysan bile gözden geçir.
- Biçimini seç ve yayınla. Aşağıdaki tabloya bak: çoğu zaman bağlantı yeter, bazen PDF ya da Word gerekir.
- Güncel tut. Bir sahip ve bir gözden geçirme tarihi belirle. Arayüz değiştiğinde yalnızca o rehberi yenile.
Eğitim dokümanı hangi biçimde paylaşılmalı?
| Biçim | Ne zaman uygun | Dikkat |
|---|---|---|
| Paylaşım bağlantısı | Ekip içi kullanım, sık değişen işler | Rehber güncellenince herkes son hâlini görür; bağlantıyı kapatabilirsin |
| Basılı çıktı, e-postayla gönderme, kalite arşivi | Gönderdiğin dosya sonradan değişmez; güncellemede yeniden göndermen gerekir | |
| Word | Kurumsal şablona yerleştirme, başkasının düzenlemesi | Biçim ve numaralar el ile bozulabilir; sürüm takibi sende |
| HTML ya da Markdown | İç wiki, bilgi tabanı, dokümantasyon sitesi | Görsel dosyalarını birlikte taşımayı unutma |
| Video | Yeni başlayanlar, “ben okumam” diyenler | Metinden türetmek güncellemeyi kolaylaştırır; bkz. eğitim videosu nasıl hazırlanır |
Örnek: bir ERP ya da CRM kullanıcı eğitimi dokümanı
Satış ekibine yeni bir CRM kuruldu diyelim. Tek büyük belge yerine rolün işlerini küçük rehberlere böl ve bir içindekiler tablosuyla bağla:
| Rehber | Kaç adım | Uyarı örneği |
|---|---|---|
| İlk giriş ve parola belirleme | 6 | İki adımlı doğrulama kodunu kimseyle paylaşma |
| Yeni müşteri kaydı açma | 9 | Vergi numarası 10 haneli olmalı |
| Fırsat oluşturma ve aşama değiştirme | 8 | Kapalı aşamaya geçince geri dönüş yok |
| Teklif hazırlama ve gönderme | 11 | Gönder’den önce indirim onayını kontrol et |
| Haftalık satış raporunu dışa aktarma | 5 | Rapor kişisel veri içerir, dosyayı paylaşma |
Her rehberi o işi her gün yapan satışçıyla birlikte kaydet. Teklif rehberi 11 adımla en uzunu; ortadan bölüp iki rehber yapmayı düşünebilirsin. Yeni çalışan ilk gün yalnızca ilk iki rehberi görsün; diğerleri “ilk hafta” altında ayrı bir listeye girsin. Böyle bir seti yeni çalışan oryantasyonunda da aynen kullanabilirsin.
Yeni başlayan biri için iyi bir eğitim dokümanı nasıl görünür?
- Okuyanın sorusuyla başlar. “Bu işi neden yapıyorum” bir cümlede cevaplanır, sonra adımlar gelir.
- Her adımda bir görsel vardır. Düğme ya da alan işaretlidir; okuyan neye bakacağını arayıp durmaz.
- Arayüzdeki adı olduğu gibi kullanır. Ekranda “Gönder” yazıyorsa belgede “Yolla” yazmaz.
- Hata durumunu söyler. “Bu mesajı görürsen şuna yaz” cümlesi destek yükünü azaltır.
- Kısadır. Bir rehber bir iş anlatır; ikinci iş için ikinci rehber açılır.
Belgeyi yazdıktan sonra işi bilmeyen biriyle dene. Takıldığı her yer, belgede eksik bir bilgidir. Güncel tutmanın ayrıntıları için eğitim dokümanlarını güncel tutma rehberine bak.
Bu yöntem her eğitim için uygun mu?
Hayır. Kayıtla hazırlanan doküman, web tarayıcısında yapılan işler için uygundur: web tabanlı CRM, ERP, muhasebe, destek paneli. Masaüstü programı, fiziksel bir makine ya da bir toplantıdaki beceri eğitimi (müşteriyle konuşma gibi) kayıtla belgelenmez; onlar için elle hazırlanmış bir doküman gerekir. Ayrıca kayıt, eğitimin “neden”ini anlatmaz; o kısmı sen yazarsın.
Izly ile eğitim dokümanı nasıl hazırlanır?
Izly (izly.io), tarayıcıda bir kez yaptığın işi adım adım kılavuza, sesli videoya ve aynı işi tekrar yapan kodsuz bir otomasyona çeviren bir Chrome eklentisidir. Eğitim dokümanı için işi Chrome’da bir kez yapar, her tıklamanın ekran görüntülü bir adım olmasını izlersin.
- Editörde adım metnini düzelt, adımları sırala, sil ya da birleştir; ipucu, uyarı ve başlık blokları ekle.
- Görseli kırp, ok çiz, işaretçiyi taşı; kişisel bilgi olan alanları elle kapat. Kapatılan pikseller sunucudan silinir.
- Paylaşım bağlantısı, gömme kodu ve PDF her planda; Word, HTML ve Markdown Pro ve Studio planlarında.
- Aynı rehberden Türkçe ya da İngilizce sesli ve altyazılı video üret (ücretsiz planda 3 rehber deneme olarak).
Izly yalnızca Chrome’da, masaüstü bilgisayarda yapılan işleri kaydeder. Fiyatlar için fiyat sayfasına bak.
Sık sorulan sorular
Eğitim dökümanı mı, eğitim dokümanı mı yazılır?
Doğru yazım “doküman”dır. Günlük konuşmada ve arama kutusunda “döküman” da sık yazılır; ikisi de aynı belgeyi anlatır. Bu sitede “doküman” yazıyoruz.
Eğitim dokümanı ne kadar uzun olmalı?
Sabit bir uzunluk yok. Bir rehber tek bir işi anlatsın ve işi bilmeyen birinin tek oturuşta bitirebileceği kadar kısa kalsın. Daha fazlası varsa iki rehbere böl ve bir içindekiler listesiyle bağla.
Eğitim dokümanını videoyla birlikte vermek gerekir mi?
Zorunlu değil, ama işe yarar. Okumayı sevmeyenler videoyu, aradığı adımı bulmak isteyenler yazılı rehberi kullanır. Izly rehberden video türettiği için ikisini ayrı hazırlamazsın.
Eğitim dokümanında kişisel veri nasıl yönetilir?
Test verisiyle kaydet, sonra ekranda kalan ad, e-posta, telefon ve kimlik bilgilerini kapat. Izly editöründe kapatma kalıcıdır, pikseller sunucudan silinir. Yine de paylaşmadan önce belgeyi bir kez baştan sona gözden geçir.
ERP ya da CRM eğitimi için kaç rehber gerekir?
Rolün sık yaptığı işler kadar. Pratikte yeni bir kullanıcı için beş ile on rehber başlangıç için yeterli olur. İlk gün için en çok soruları getiren iki ya da üç işle başlayıp gerisini zamanla eklemek daha gerçekçidir.
İlgili sayfalar
Bir kez kaydet, rehber kendiliğinden oluşsun
Izly ile işi tarayıcıda bir kez yaparsın. Tıklamalar ve ekran görüntüleri adım adım rehbere dönüşür; sen düzeltir, paylaşır, sesli videoya çevirir ya da bir tablonun her satırı için yeniden çalıştırırsın.